Text copied to clipboard!
Názov
Text copied to clipboard!Plánovač stretnutí
Opis
Text copied to clipboard!
Hľadáme Plánovača stretnutí, ktorý bude zodpovedný za efektívne plánovanie, organizáciu a koordináciu stretnutí v rámci spoločnosti. Táto pozícia je kľúčová pre zabezpečenie hladkého priebehu interných aj externých stretnutí, vrátane prípravy harmonogramov, rezervácie miestností, zasielania pozvánok a zabezpečenia potrebných materiálov. Plánovač stretnutí bude úzko spolupracovať s rôznymi oddeleniami, manažérmi a externými partnermi, aby zabezpečil, že všetky stretnutia budú prebiehať efektívne a bez problémov.
Úspešný kandidát bude mať výborné organizačné schopnosti, schopnosť pracovať pod tlakom a zvládať viacero úloh súčasne. Očakáva sa tiež vysoká úroveň komunikačných zručností, diskrétnosť a profesionálne vystupovanie. Skúsenosti s používaním kalendárových a plánovacích nástrojov, ako sú Microsoft Outlook, Google Calendar alebo iné systémy na správu stretnutí, sú nevyhnutné.
Medzi hlavné úlohy patrí aj sledovanie zmien v harmonogramoch, flexibilné prispôsobovanie termínov a zabezpečenie, že všetci účastníci majú aktuálne informácie. Plánovač stretnutí by mal byť schopný predvídať možné konflikty v rozvrhu a proaktívne navrhovať riešenia. Okrem toho bude zodpovedný za vedenie záznamov zo stretnutí, prípravu podkladov a následné sledovanie úloh, ktoré zo stretnutí vyplynú.
Táto pozícia je ideálna pre niekoho, kto má rád organizáciu, je detailne orientovaný a má schopnosť efektívne komunikovať s rôznymi úrovňami zamestnancov a partnerov. Ak máte záujem o dynamické pracovné prostredie a chcete byť súčasťou tímu, ktorý podporuje hladký chod spoločnosti, táto pozícia je pre vás vhodná.
Zodpovednosti
Text copied to clipboard!- Plánovanie a koordinácia interných a externých stretnutí
- Rezervácia miestností a technického vybavenia
- Zasielanie pozvánok a pripomienok účastníkom
- Správa kalendárov vedúcich pracovníkov
- Zabezpečenie potrebných materiálov a dokumentov
- Zaznamenávanie a distribúcia zápisníc zo stretnutí
- Sledovanie úloh vyplývajúcich zo stretnutí
- Riešenie konfliktov v harmonogramoch
- Komunikácia s internými a externými partnermi
- Zabezpečenie aktuálnych informácií pre všetkých účastníkov
Požiadavky
Text copied to clipboard!- Skúsenosti s plánovaním stretnutí alebo administratívnou podporou
- Znalosť kalendárových a plánovacích nástrojov (napr. Outlook, Google Calendar)
- Výborné organizačné schopnosti
- Schopnosť pracovať pod tlakom a zvládať viacero úloh
- Silné komunikačné a interpersonálne zručnosti
- Diskrétnosť a profesionálne vystupovanie
- Znalosť práce s počítačom a kancelárskym softvérom
- Flexibilita a schopnosť rýchlo reagovať na zmeny
- Zodpovednosť a dôslednosť
- Znalosť anglického jazyka výhodou
Potenciálne otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Aké skúsenosti máte s plánovaním stretnutí?
- Aké nástroje používate na správu kalendára?
- Ako riešite konflikty v harmonogramoch?
- Ako zabezpečíte, že všetci účastníci majú aktuálne informácie?
- Ako zvládate stresové situácie a prácu pod tlakom?
- Aké sú vaše silné stránky v oblasti organizácie?
- Ako pristupujete k dôverným informáciám?
- Máte skúsenosti so zaznamenávaním zápisníc zo stretnutí?
- Ako by ste riešili situáciu, keď sa dôležité stretnutie prekrýva s iným?
- Aké sú vaše očakávania od tejto pozície?
